Regelungen im Einzelnen

Umgang mit Geschäftspartnern und Kunden

Zwischen Privatinteressen und Interessen des Unternehmens ist strikt zu trennen. Eine Beeinflussung unternehmerischer Entscheidungen durch private Interessen wird nicht toleriert. Schon der Anschein einer Beeinflussung ist zu vermeiden. Aufträge werden ausschließlich unter Beachtung objektiver Auswahlkriterien erteilt. Dies gilt besonders, wenn führende Personen im Unternehmen des potenziellen Auftragnehmers (z. B. Geschäftsführer) mit dem Entscheider in unserem Hause verwandt, verheiratet oder verschwägert sind. Sollten Interessenkonflikte im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe entstehen, ist der Vorgesetzte zu informieren. Wichtig ist dabei die Herstellung von Transparenz. Deshalb sind die Entscheidungsprozesse nachvollziehbar zu dokumentieren. Hierunter fällt nicht die Akquise von Versicherungsverträgen durch Mitarbeiter.

Annahme von persönlichen Vorteilen

Mitarbeiter dürfen im Umgang mit Geschäftspartnern oder Amtsträgern persönliche Vorteile (z. B. Geschenke, Einladungen) nicht annehmen, wenn sie über ein sozialadäquates Maß hinausgehen und geeignet sind, die Objektivität im Geschäftsverhältnis zu beeinträchtigen. Auf keinen Fall darf eine Vorteilsnahme gefordert bzw. angeregt oder dessen Zusendung an eine betriebsfremde Adresse verlangt werden. Dabei ist unerheblich, ob der persönliche Vorteil dem Mitarbeiter unmittelbar oder mittelbar, z. B. über einen Angehörigen oder eine Einrichtung, zugute kommt. Honorare und Kostenerstattungen für Redebeiträge, Veröffentlichungen oder vergleichbare Leistungen dürfen einen angemessenen Umfang nicht übersteigen. Jeder Mitarbeiter informiert seinen Vorgesetzten, wenn er persönliche Vorteile erhält oder sie ihm angeboten werden. Abweichungen von den nachfolgenden Regelungen sowie die Teilnahme an Unterhaltungsveranstaltungen oder die Kostenübernahme für private Begleitpersonen sind nach den Grundsätzen von Führung und Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten abzustimmen, von diesem zu begründen und zu dokumentieren.

Zahlungen

Das Fordern oder Annehmen von Zahlungen und Zahlungsersatz (z. B. marktunübliche Gutscheine und Rabatte) ist generell untersagt.

Sonstige Zuwendungen

Sonstige Zuwendungen können angenommen werden, wenn es sich hierbei um Anstands- und Höflichkeitsgeschenke sowie Einladungen von geringem Wert handelt, bei denen eine Beeinflussung der geschäftlichen Entscheidung von vornherein ausgeschlossen ist. Gutschriften, die auf Grund betrieblich bedingter Tätigkeit dem Mitarbeiter zufließen (z. B. Rabatte, Boni, etc.) sind im Interesse des Unternehmens einzusetzen. Sonstige Zuwendungen können der persönlichen Einkommensteuer und ggf. der Sozialversicherungspflicht unterliegen und müssen entsprechend den einschlägigen Bestimmungen und gesetzlichen Meldepflichten versteuert bzw. beim Arbeitgeber gemeldet werden.

Geschenke

Für Anstands- und Höflichkeitsgeschenke gilt die steuerliche Wertgrenze (derzeit 35 Euro pro Geber im Jahr) als Orientierungsgröße. Wertvollere Geschenke dürfen angenommen werden, wenn sie in einer öffentlichen Veranstaltung oder zu einem besonderen Anlass (z. B. Jubiläum) überreicht oder auf Wunsch des Empfängers direkt an eine soziale Institution geleitet oder für soziale Zwecke verwendet werden.

Einladungen

Die Annahme von Einladungen zu Geschäftsessen ist im Rahmen angemessener und üblicher Geschäftsgepflogenheiten möglich. Die Teilnahme an einer unentgeltlichen Veranstaltung Dritter / Externer ist bei betrieblicher Veranlassung zulässig. Dabei ist darauf zu achten, dass der betriebliche Zweck überwiegt. Eine Teilnahme an Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter wie beispielsweise Konzert-, Theater-, Sport- und Abendveranstaltungen sowie Seminaren und Konferenzen mit einem überwiegend auf Unterhaltung ausgerichteten Programm (Unterhaltungsveranstaltungen) ist möglich, wenn sie einer angemessenen Geschäftspraxis entspricht. Dies setzt in der Regel voraus, dass der Gastgeber anwesend ist, die Teilnahme nicht häufig wiederholt wird und die Reise- oder Logiskosten nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen werden. Zusatzkosten, die für private Begleitpersonen entstehen, sind grundsätzlich von jedem selbst zu tragen. Angebote Externer, auch diese Kosten zu übernehmen, sind abzulehnen. Gehört die Teilnahme des Lebenspartners zu den Geschäftsgepflogenheiten (z.B. Jubiläen, Verabschiedungen, Verbandsveranstaltungen), kann das Unternehmen die Kosten übernehmen.

Verhalten bei Bearbeitung von Vertrags- und Leistungsfällen

Die Bearbeitung von Antrags-/Vertrags- und Leistungs-/Schadenfällen in eigener Sache oder in Bezug auf Verträge von Kunden, die dem jeweiligen Mitarbeiter nahe stehen (z. B. Verwandte, Verschwägerte) ist nicht gestattet. Sollten in diesem Zusammenhang Interessenskonflikte entstehen, ist der Vorgesetzte zu informieren. Bei der Bearbeitung ist Korrektheit Voraussetzung. Es werden keine Absprachen mit einem Dritten oder dem Kunden zum Schaden des Kunden oder der Gesellschaften im Konzernverbund getroffen. Die Bearbeitung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen und internen Vorschriften und gemäß den vertraglichen Verpflichtungen dem Kunden gegenüber.

Gewährung von persönlichen Vorteilen

Nach unseren eigenen Regelungen zur Annahme von persönlichen Vorteilen bieten auch wir unseren Geschäftspartnern keine persönlichen Vorteile an – analog der Anwendung des Punktes "Diskriminierung" einschließlich der dort festgelegten Abstimmungs- und Informationsregeln. Zuwendungen und Vergütungen an die Vertriebspartner sind zulässig, wenn sie im Vertriebsverhältnis unseres Unternehmens begründet sind und ein Bezug zur Vermittlungsleistung besteht. Amtsträgern, Vertretern öffentlicher Institutionen, Beamten, Angestellten des öffentlichen Dienstes und Politikern lassen wir weder direkt noch indirekt  persönliche Vorteile zukommen, damit ihre Unabhängigkeit nicht in Frage gestellt werden kann. Die Regelungen zur steuerlichen Meldung von sonstigen Zuwendungen werden beachtet und zeitnah erledigt. Wir informieren unsere Geschäftspartner, Lieferanten und Vertriebspartner darüber, dass wir die Versteuerung der Geschenke und sonstigen Zuwendungen übernehmen, sofern die steuerliche Grenze überschritten wird. Auf eine evtl. bestehende Sozialversicherungspflicht wird hingewiesen. Wir respektieren die Compliance-Regeln des Geschäftspartners und richten Einladungen und Geschenke ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers.